Back To School 24/25 - Informasjon om integrering

Hei administrator!

Når utdanningsinstitusjonene forbereder overgangen fra ett studieår til det neste, er det viktig å ha en klar og omfattende veiledning for administratorer. Denne artikkelen fungerer som en guide for Back To School 24/25-perioden, og beskriver viktige trinn for en jevn integreringsprosess. 

Fra eksport- og arkiveringstjenester til forberedelser til et nytt skoleår, dekker vi de kritiske handlingene som kreves for å sikre at læringsmiljøet ditt er klart for både sommerferien og den kommende semesteret. Enten det er å administrere brukerkontoer, oppdatering fag maler, eller håndtering av endringer i Management Information System (MIS) eller Student Administration System (SAS), gir denne veiledningen den nødvendige innsikten for å navigere i prosedyrene for slutten av året og sette scenen for et vellykket nytt skoleår.

Hvis du har spørsmål, vennligst kontakt støtteteamet via støtteportalen .

INNHOLDSFORTEGNELSE

Forberedelser til årsskiftet

Eksporter / Arkiveringstjenester

itslearning tilbyr en rekke eksport- og arkiveringstjenester. Tjenestene knyttet til eksport og arkivering itslearning gir er oppført nedenfor.

  • Instruksjoner for sluttbrukereksport
  • "Arkiv" nettsted
  • Datawarehouse API med mulig rådgivning til støtte
  • IMS Common Cartridge-eksport
  • Automatisert eksport av utdanningsdata til arkivsystemer ( fag planer, karakterer osv.)

Ta kontakt med nøkkelkontoen din for mer informasjon.

Forberedelser til nytt skoleår/termin

Stopp integreringen til sommer/skoleferien

Hvis du vil fryse innholdet inn itslearning som det er ved «Slutten av året», uten å endre brukertilgang eller innhold, er det to måter å gjøre det på:

  • Stopp integreringen fra å gå etter siste undervisningsdag
  • Slå på en spesiell funksjon kalt «Delay Delete» for å utsette eventuelle slettinger til en senere dag

Stopp integreringen til sommer/skoleferien

Hvis du vil beholde itslearning «som den er» på siste skoledag, og du har en aktiv integrasjon, kan vi deaktivere integrasjonen, og hindre integrasjonen i å importere nye data. Dette lar deg gjøre nødvendige endringer i din MIS/SAS uten å overføre dette til itslearning .

itslearning vil inneholde alt innhold og brukere slik de er når vi stopper integrasjonen. Integrasjonen blir deretter satt på vent til du bestemmer deg for å starte den på nytt igjen til høsten.

Dette gir alle elever og lærere tilgang til sine kurs osv. i sommerferien. Men samtidig vil ingen nye brukere, grupper, hierarkier, kurs osv. bli lagt til, selv om du gjør endringer i MIS/SAS.

Note! Hvis du ikke er sikker, vennligst følg opp med MIS/SAS-leverandøren din om hvordan du håndterer EOY/BTS og om det er en spesiell dato for overgang fra "i år" til et "nytt skoleår."

Slå på «Forsinket sletting»

For IMS Enterprise XML-baserte integrasjoner er et annet alternativ å bruke "Delay Delete" i vår IMSE-integrasjon.

Ved å legge til en periode med «forsinkede slettinger», vil ikke alle slettinger som skulle ha blitt gjort på grunn av endringer i MIS/SAS-en din bli overført til din itslearning nettstedet, men vil skje i IMSE-importdatabasen.

Ved å slå på «Utsett sletting» kan du forberede et nytt skoleår lenge før skoleåret starter, og alle brukere, grupper/hierarkier, kurs osv. vil forbli i itslearning til "utsett sletting"-perioden er over. Samtidig vil alle nye brukere, grupper osv. bli lagt til når integrasjonen kjører.

Når «Forsinket sletting»-perioden er over, vil alle slettinger som er utsatt inn itslearning vil finne sted.

«Delay Delete» settes opp med en startdato og en sluttdato for å spesifisere perioden funksjonen skal være aktiv på integrasjonen. Den slås automatisk av når sluttdatoen er nådd.

Ulempen er at lærere kan forvente at klasser osv. endres, noe som ikke skjer før forsinkelsesslettingsperioden er over. 

Fordelen er at alle brukere, grupper, hierarkier, kurs osv. er intakte inne itslearning mens forsinkelsesslettingsperioden er aktiv og nye data legges til.

Ta kontakt med brukerstøtteteamet for å be om at integreringen stoppes for sommeren eller for å slå på en «Forsinket sletting»-periode. Hvis du ønsker å utsette slettingen, må du angi en start- og sluttdato.

Sommerskole?

Hvis du har aktiviteter i løpet av sommeren som må vurderes når du bestemmer deg for å deaktivere integrering eller ikke, så kan ikke IMSE-integrasjonen deaktiveres. 

Eventuelle spesielle sommerklasser, kurs etc må legges inn som ekstra informasjon i datafilen som sendes til integrasjonen, ellers vil eksisterende brukere, klasser, kurs etc, bli slettet/arkivert. Utsatt sletting vil være en god løsning å skru på mens sommerskolen pågår.

Hvordan håndtere brukere/personer

Opprette brukere manuelt når du har en integrasjon

Vi anbefaler aldri å legge til brukere manuelt når du har en aktiv integrasjon. Dette for å unngå dupliserte brukerkontoer. Hvis du oppdager at du har dupliserte kontoer, er det viktig å håndtere disse riktig og korrigere dem så raskt som mulig for å unngå fremtidige problemer der en student kan logge inn og bruke 2 forskjellige kontoer.

Ta kontakt med supportteamet så snart som mulig, så vil de hjelpe/veilede deg om hva som må gjøres for å rette opp problemet.

Note! Unntak: ADMINISTRATORER/SYSTEMADMINISTRATORER

Hvis du vil opprette nye administratorer/systemadministratorer, kan disse brukerne opprettes manuelt.

Det anbefales på det sterkeste at de aldri har en synkroniseringsnøkkel lagt til brukerne sine for å forhindre at disse brukerne endres av integrasjonen.

Generell informasjon for alle integrasjoner

Bytte til nytt skoleår kan føre til mange endringer i dataene som sendes til itslearning via integrasjon. De viktigste delene er:

  • Elevene bytter klasse/nivå
  • Medlemsendringer
  • Nye studenter/personell kommer til
  • Nye klasser/elevgrupper opprettes
  • Elever/ansatte som har sluttet og må fjernes
  • Hvis du bruker en fag import:
    • Gamle kurs bør arkiveres
    • Nye kurs bør opprettes

Note! Vennligst sjekk hvordan MIS/SAS håndterer «End-of-year» og «Back to school» (nyttår).

Store oppdateringer/endringer i datafiler: Sikkerhetsfilter PÅ/AV?

For IMS Enterprise XML-baserte integrasjoner har importmotoren vår en sikkerhetsmekanisme vi kaller et "Filter". Filteret har et sett med parametere som sørger for at dataene som sendes til integreringen din ikke inneholder for mange endringer/avvik fra tidligere import og forhindrer at disse endringene automatisk oppdateres i itslearning . Dette er for å unngå at uønskede endringer skaper problemer på din itslearning nettstedet.

Hvis det er for mange endringer/avvik i dataene vi mottar fra din integrasjon – sammenlignet med siste import – vil importprosessen bli avbrutt, og du vil bli varslet via en Status-e-post med detaljer om hvorfor importprosessen er avbrutt. . Vi anbefaler at du har en mottaker for denne e-posten i ferier.

Note! itslearning anbefaler at du alltid har filteret slått PÅ, slik at sikkerhetsmekanismen til enhver tid aktiveres. Vi endrer kun Filterinnstillingene/slår AV Filter etter en dialog med deg, og dersom du har bestemt deg for at dette er noe du ønsker å kjøre gjennom.

Du bør alltid sjekke statuse-posten som sendes ut etter hver integrasjonskjøring. Hvis det er problemer, må du og integreringsstøtteteamet se nærmere på dem. Det kan være at importprosessen har blitt avbrutt på grunn av for mange endringer/oppdateringer, eller for mange slettinger, sammenlignet med maksgrensene satt i filteroppsettet.

For alle integrasjoner er det et toveis ansvar:

  • Du bør sjekke at dataene som sendes til integreringen din alltid er korrekte;
  • itslearning skal levere de tekniske tjenestene og sørge for at de fungerer som forventet.

Datakilden, dvs. data som sendes fra din MIS/SAS til itslearning , er ditt ansvar. Det er bare du som kan avgjøre om endringene vi mottar i integreringen din er korrekte eller ikke. itslearning "bare" importerer dataene som sendes. Vi kan ikke fastslå om dataene vi mottar er korrekte, men vi kan hjelpe deg med datasjekker før vi bestemmer oss for om vi skal kjøre importen.

Ta kontakt med supportteamet vårt via støtteportalen hvis du har spørsmål om hvorfor integreringen din har mislyktes eller hvis du har andre spørsmål knyttet til integreringen din.

Nye vilkår for neste skoleår

  • Nye begreper må defineres før starten av det nye skoleåret hvis fravær bør brukes
  • Vurderinger for underveis- og sluttvurderinger må legges til vilkårene dersom de skal brukes
  • Vurderinger for termisk atferd må legges til begrepene hvis de skal brukes
  • Alt som skal tilføyes vurderingsbrevet skal være knyttet til vilkårene

Vi anbefaler at termin og vurderinger legges til en mal og deretter skyves ut til alle emner der de skal brukes. Læreren trenger da ikke legg til dette selv, og prosessen vil være riktig.

Arkivere gamle vilkår?

Vilkår fra i fjor kan arkiveres, for å hindre at de er tilgjengelige og forårsaker misforståelser. Dette kan gjøres når du forbereder «Slutt på året» og før sommerferien.

Som systemadministrator må du gå til Admin/Vilkår og velge hvilke vilkår som skal arkiveres. Slik gjør du det:


Fra denne visningen kan du velge et begrep og deretter velge «Arkiv». Du kan velge og arkivere flere termer på én gang.

Hvis du har "termer" opprettet av integrasjonen, vil integrasjonen arkivere "gamle" termer når du endrer skoleår i din MIS/SAS, og de gamle termene finnes ikke lenger i datafilen.

Hvordan håndtere kurs?

fag maler må oppdateres

  • Alle standardiserte fag maler som inneholder vilkår og brukes av andre kurs må oppdateres med de nye vilkårene, og eventuelle gamle vilkår må fjernes.
  • Dersom malen inneholder et oppsett for vurderinger, må du vurdere om det samme skal brukes før du går over til nytt skoleår. Hvis det ikke er noen endringer her – trenger du ikke gjøre noe
  • Hvis malen inneholder et oppsett i planlegger , må du vurdere om samme oppsett skal brukes eller om du må gjøre nødvendige endringer i oppsettet før du bytter til et nytt skoleår.
  • Hvis du har forespørsler om nye maler som inneholder fag innhold og dette skal kjøres via integrasjonen, ta kontakt med oss, så kan dette settes opp før du bytter til et nytt skoleår.
  • Hvis du skal endre hvilket nivå som har de forskjellige fag maler, må disse endringene gjøres før du bytter til nytt skoleår. Ta kontakt med oss i god tid før du planlegger å bytte til et nytt skoleår, siden det kan ta litt tid å oppdatere malene i henhold til dine forespørsler.

Hvis du ikke har standardisert fag maler, men ønsker å ha dem – ta kontakt med din kontakt på itslearning og vi hjelper deg med å lage dem. 

Kurs som ikke opprettes via IMSE-integrasjonen, men hvor du ønsker at integrasjonen skal opprettes og oppdateres

Dersom du har kodet eller ønsker å ha kodede spesialkurs, f.eks. teamkurs, klassekurs etc må du gjennomgå og vurdere om du ønsker en endring, eller om du ønsker flere eller færre spesialkurs som opprettes og oppdateres via IMSE-integrasjonen. Disse må da endres før du bytter til neste skoleår, for at de skal behandles riktig.

Vi kan hjelpe deg med å sette opp integrasjonen for å lage kurs som ellers ikke kommer fra din MIS/SAS. Ta kontakt med din kontakt på itslearning , og vi vil svare med et tilbud på dette, og et estimat på arbeidstimer som trengs for å gi deg de ekstra/spesialkursene du ønsker satt opp. Dette er en avgiftsbelagt tilleggstjeneste som vi tilbyr.

fag arkivering

itslearning har en funksjon kalt fag arkivering. Med " fag arkivering" slått på for nettstedet ditt, vil alle kurs opprettet av integrasjonen automatisk arkiveres når hierarkiet grupperer fag er basert på fjernes fra datafilen som sendes til integrasjonen.

  • Du kan sjekke at « fag arkivering» er slått på og aktiv på nettstedet ditt. Du finner den under «Admin/Rediger globale innstillinger/Funksjoner og sikkerhet/Synkronisering», som vist på bildet nedenfor:

Dette er en innstilling som bør være slått på som standard. Hvis du ikke kan se innstillingen nevnt ovenfor, vennligst kontakt itslearning støtte , så hjelper vi deg med å slå den på. Det er en kombinasjon av en «sideinnstilling» som kun er tilgjengelig for support og en innstilling som må slås på via admin-grensesnittet for selve nettstedet ditt. Vi anbefaler at alle kunder som har kurs opprettet via integrasjonen beholder fag arkiveringsfunksjon på.

Følgende skjer når fag arkivering er slått på, og en fag er arkivert av integrasjonen:

  • Kurs, der hierarkigruppen er fjernet fra datafilen, vil bli løsrevet fra hierarkiet, og fag selv vil bli satt i " fag Arkiv" (den fag er ikke lenger aktiv). Du kan finne de arkiverte kursene i "Admin/Courses" og kan søke etter kurs som vanlig, men må krysse av for "Archived courses" for å få et søkeresultat.
  • Hierarkisynkronisering fjernes fra fag . Alle tidligere synkroniserte deltakere vil bli konvertert til manuelt lagt til deltakere i fag .
  • Lærere har fortsatt tilgang til det arkiverte fag og kan kopiere innhold fra fag .
  • Studenter har fortsatt tilgang til det arkiverte fag for å se hva de har gjort eller kopiere innholdet de trenger fra andre kurs.
  • Arkiverte kurs kan "arkiveres" fra fag arkiv.

Eventuell hierarkisynkronisering vil ikke bli gjenopprettet på denne måten.

  • En arkivert fag vil fortsatt være fag arkivert selv om hierarkiet gruppen fag opprinnelig ble opprettet fra, igjen inkludert i datafilen sendt til integrasjonen. Hvis det skjer, vil fag vil bli koblet til et nytt hierarki og vil bli synkronisert med nye deltakere (evt. gamle deltakere vil også være der). De fag seg selv er IKKE flyttet ut av fag arkiv og må "avarkiveres" manuelt. IMSE-integrasjonen har ingen mulighet til å gjøre det automatisk
  • En arkivert fag som er manuelt gjenopprettet (flyttet ut av fag arkiv) uten at hierarkigruppen sendes til integrasjonen igjen vil bli gjenopprettet uten hierarkisynkronisering. Og siden integreringen "vet ingenting om det", den fag må arkiveres manuelt igjen hvis du vil at den skal arkiveres.

Spesielle hensyn vedrørende MIS/SAS

Det er noen spesielle hensyn angående enkelte MIS/SAS om endring av innstillinger for "utløsende" data for riktig skoleår.

Vennligst sjekk med leverandøren din for å se om det må gjøres noen endringer i IMSE-integrasjonen din, og informer brukerstøtten hvis de trenger å gjøre noe på itslearning siden av integreringen.

Dersom integreringen din trenger spesiell omsorg før endring av skoleår, vennligst informer Itslearning støtte, og vi vil legg til integreringsoppsettet ditt til en intern "Planlagt oppgaveliste" for å gjøre de nødvendige endringene på riktig dato.

Endring av MIS/SAS?

Note! Å endre MIS/SAS vil kreve endringer i IMSE-konfigurasjonen.

Sørg for å varsle itslearning i god tid før eventuelle endringer i MIS/SAS. Dette forhåndsvarselet er avgjørende for å tillate oss å implementere de nødvendige endringene i integrasjonen på nettstedet vårt, for å lette endringer i datakilde/ID osv. 

Det vil inkludere å sette opp testmiljøer med en testintegrasjon for å teste om de nye dataene vil forårsake store endringer eller ikke.
Endringer i MIS/SAS som vil kreve endringer i din IMSE-integrasjon er en kostnadsbelagt endring og må avtales med din KAM, og arbeidet må gjøres av integrasjonskonsulentene.

Sørg for at du informerer oss om eventuelle endringer i MIS/SAS-integrasjonen din i god tid før det nye skoleåret.